Cosa scrivere nelle istruzioni di self check-in?
Indica l’indirizzo completo con un punto di riferimento, dove parcheggiare, come aprire portone e porta, dove si trova la cassetta delle chiavi e il codice, il piano e l’interno, la rete WiFi e un contatto per le emergenze. Aggiungi una foto per ogni passaggio e un piano alternativo se qualcosa non funziona.
Quando inviare le istruzioni di check-in agli ospiti?
Molti host inviano le istruzioni il giorno prima dell’arrivo e un promemoria la mattina stessa, così l’ospite le ritrova facilmente in viaggio. Con una guida digitale mandi sempre lo stesso link: le istruzioni restano aggiornate anche se cambi procedura tra una prenotazione e l’altra. Il codice delle chiavi, invece, mandalo a parte.
Modello di messaggio per il self check-in casa vacanze, in italiano e in inglese
Il messaggio segue l’ordine in cui l’ospite si muove: arriva in via, parcheggia, apre il portone, prende le chiavi, sale, accende la luce. Sostituisci le parti tra parentesi quadre e togli quelle che non ti servono. La versione inglese ha le stesse parti nello stesso ordine.
È un messaggio privato, per un solo ospite: per questo contiene il codice della cassetta. Mandalo nella chat della prenotazione, su WhatsApp o per email, mai in una pagina pubblica.
Ciao [nome dell’ospite], ecco come arrivare ed entrare a [nome della casa]. INDIRIZZO [Via e numero civico], [città]. Il portone è [colore], accanto a [punto di riferimento, per esempio la farmacia]. PARCHEGGIO [Dove lasciare l’auto.] [Se la via è in ZTL: non entrate in auto, il parcheggio più vicino è (dove).] PORTONE [Come si apre: codice, chiave o citofono. Per esempio: suonate il citofono «(cognome)» e vi apriamo noi.] CHIAVI La cassetta delle chiavi è [dove si trova, per esempio a destra del portone, all’altezza degli occhi]. Codice: [codice]. [Come si apre la cassetta.] APPARTAMENTO [Piano] piano, interno [numero]. [C’è / Non c’è] l’ascensore. La porta si apre con la chiave [quale], girando [quante volte] a sinistra. L’interruttore della luce è [dove]. WIFI Rete: [nome della rete] Password: [password] SE QUALCOSA NON VA Chiamateci al [numero]: rispondiamo dalle [ora] alle [ora]. Se non rispondiamo: [piano B, per esempio una chiave di riserva da (persona o negozio vicino) o un secondo numero]. Emergenze: 112. Tutto il resto è nella guida: [link]. Buon viaggio, a presto!
Hi [guest name], here is how to get to [house name] and let yourselves in. ADDRESS [Street and number], [town]. The main door is [colour], next to [landmark, for example the pharmacy]. PARKING [Where to leave the car.] [If the street is in a ZTL (limited traffic zone): do not drive in, the nearest car park is (where).] MAIN DOOR [How it opens: code, key or intercom. For example: ring the intercom “(surname)” and we will open it for you.] KEYS The key box is [where, for example to the right of the main door, at eye level]. Code: [code]. [How to open the key box.] FLAT [Floor] floor, door [number]. There [is / is no] lift. The door opens with the [which] key, turning it [how many times] to the left. The light switch is [where]. WI-FI Network: [network name] Password: [password] IF SOMETHING GOES WRONG Call us on [number]: we answer from [time] to [time]. If we do not answer: [backup plan, for example a spare key at (person or shop nearby) or a second number]. Emergencies: 112. Everything else is in the guide: [link]. Safe travels, see you soon!
Le foto da includere
Una foto per passaggio evita la maggior parte delle telefonate. Cinque bastano quasi sempre:
- Il portone o l’ingresso dell’edificio, con il numero civico visibile.
- Il citofono, con il nome da suonare ben riconoscibile.
- La cassetta delle chiavi, da vicino e da lontano, per capire dov’è rispetto al portone.
- La porta dell’appartamento, con il numero o l’interno, e le scale o l’ascensore se il piano non è ovvio.
- L’interruttore della luce all’ingresso, e il quadro elettrico se la corrente può saltare.
- Scatta di giorno e mettile nello stesso ordine dei passaggi del messaggio.
- Se l’ingresso è difficile da trovare, aggiungi una freccia o un cerchio sulla foto.
- Non fotografare il codice: scrivilo nel messaggio, così lo cambi senza rifare le foto.
Le foto vanno nel messaggio, se il canale che usi permette di allegarle, oppure su WhatsApp. In LOQY le istruzioni di check-in sono testo: con il piano Pro puoi aggiungere una voce nelle informazioni aggiuntive, per esempio «Come entrare», con un PDF che raccoglie le foto. La guida la apre chiunque abbia il link, quindi nel PDF niente codici.
Quando inviare le istruzioni
Non c’è un momento giusto per tutti: questi sono i tempi che usano molti host. Adattali a come lavori e a quando arrivano i tuoi ospiti.
- Alla conferma della prenotazione: ringrazia, chiedi l’orario di arrivo e manda il link della guida.
- Il giorno prima dell’arrivo: il messaggio completo, con le foto e il contatto.
- La mattina dell’arrivo: un promemoria breve con indirizzo e orario, e il codice se lo cambi a ogni prenotazione.
Chiedi all’ospite di salvare il messaggio o fare uno screenshot prima di partire: in viaggio la connessione può mancare proprio davanti al portone.
Piano B: se il codice non funziona
Prima o poi una cassetta si incastra, una batteria si scarica o un ospite sbaglia portone. Decidi prima cosa succede, e scrivilo nel messaggio.
- Una chiave di riserva da una persona di fiducia vicina, come un vicino o un negozio, con orari che coprono l’arrivo.
- Un telefono raggiungibile nell’orario di arrivo, e un secondo numero se tu non puoi rispondere.
- Se usi una serratura elettronica, controlla le batterie prima di ogni arrivo e tieni un codice di riserva.
- Per gli arrivi di sera: una luce sull’ingresso o sulla cassetta, perché il codice si legge male al buio.
Nota su registrazione ospiti e normativa
Questa pagina parla solo delle istruzioni di arrivo e non è una consulenza legale. Il portale Alloggiati Web della Polizia di Stato indica che i gestori delle strutture ricettive devono comunicare alla Questura le generalità delle persone alloggiate, con riferimento all’articolo 109 del Testo unico delle leggi di pubblica sicurezza. Le indicazioni su come identificare gli ospiti sono cambiate più di una volta negli ultimi anni.
Prima di organizzare il self check-in, leggi le fonti ufficiali in fondo alla pagina, verificate alla data indicata, e chiedi alla Questura o a un consulente quali indicazioni sono in vigore. LOQY non è uno strumento per mettersi in regola: non raccoglie documenti e non invia dati alla Questura.
Metti le istruzioni nella guida digitale
Il messaggio cambia a ogni ospite; il resto delle istruzioni no. Una guida digitale per ospiti tiene la parte che non cambia in una pagina sola, che mandi con lo stesso link a ogni prenotazione e che l’ospite ritrova dal QR code una volta dentro.
| Nella guida (link e QR code) | Nel messaggio privato | |
|---|---|---|
| Arrivo | Nella guida (link e QR code): Indirizzo, punto di riferimento, parcheggio e ZTL, orario di check-in | Nel messaggio privato: L’orario concordato con quell’ospite |
| Accesso | Nella guida (link e QR code): Dove sono portone, citofono e cassetta, piano e interno | Nel messaggio privato: Il codice della cassetta o della porta |
| In casa | Nella guida (link e QR code): WiFi, luce, regole, check-out | Nel messaggio privato: Niente: rimanda alla guida |
| Contatti | Nella guida (link e QR code): Numero e orari in cui rispondi, 112 | Nel messaggio privato: Il piano B, se riguarda una persona o una chiave |
- Crea l’account e la pagina della struttura. Il piano Free copre una struttura, senza carta di credito.
- Scrivi orario e istruzioni di check-in, senza codici: indirizzo, parcheggio, portone, piano e interno.
- Aggiungi WiFi, contatti, numeri di emergenza e istruzioni di check-out.
- Incolla il link della guida nel messaggio prima dell’arrivo, su ogni canale.
- Stampa il QR code e mettilo all’ingresso: una volta dentro, l’ospite ritrova tutto lì.
Per spiegare come funziona la casa, dagli elettrodomestici al riscaldamento, parti dall’esempio in Manuale della casa Airbnb. Per la cartellina di benvenuto completa, il modello è in Libro di benvenuto per casa vacanze.
Il piano Free include una struttura, le informazioni base e il QR code. Il piano Pro costa €10 al mese oppure €90 all’anno, IVA esclusa, con 7 giorni di prova senza carta: se non aggiungi una carta, torni a Free. Aggiunge strutture illimitate, traduzioni, informazioni aggiuntive con PDF, consigli locali e galleria. Se gestisci più unità e ti serve un onboarding dedicato, scrivi a support@loqy.info e chiedi un preventivo su misura.
Domande frequenti
- Il self check-in è consentito in Italia?
- Questa pagina non risponde a questa domanda e non è una consulenza legale. Leggi l’articolo 109 del Testo unico delle leggi di pubblica sicurezza e le indicazioni del portale Alloggiati Web, nelle fonti in fondo alla pagina, e chiedi alla Questura o a un consulente prima di organizzare il self check-in.
- Come gestisco il riconoscimento degli ospiti?
- Come identificare gli ospiti e comunicare i loro dati lo dicono le fonti ufficiali, non questa pagina: parti dal portale Alloggiati Web della Polizia di Stato e chiedi alla Questura. LOQY non raccoglie documenti e non invia dati: la guida serve a dare le istruzioni di arrivo.
- Posso usare lo stesso messaggio per Airbnb e Booking?
- Sì. Il modello va bene per ogni canale: lo incolli nella chat della prenotazione, su WhatsApp o per email. Conviene che il messaggio rimandi alla stessa guida digitale, così le istruzioni sono uguali per tutti. Il codice lo scrivi a ogni prenotazione, solo nel messaggio privato.
- Cosa faccio se l’ospite arriva di notte?
- Controlla che ingresso e cassetta delle chiavi siano illuminati, perché il codice si legge male al buio. Tieni il telefono raggiungibile all’ora prevista, o indica un secondo numero. Chiedi all’ospite di salvare il messaggio prima di partire e di avvisarti se arriva più tardi.
Fonti
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